WCRM: leady a úkoly místo tabulek
Interní CRM pro obchodní tým Walia. Spojuje leady ze Scrapiku a Google Maps, plánování dalšího kroku a práci obchodníka na počítači i v telefonu. Běží na skutečných datech a tým v něm pracuje každý den.
Leady v tabulce a v hlavě
Walio prodáváme lokálním podnikům. Kontakty na ně sbírá Scrapik, ale dávka firem sama nic nevyřeší: někdo musí rozhodnout, komu se bude volat, kdy a co se stalo naposledy. Vedli jsme to v tabulce a v Notionu a po několika stovkách záznamů to přestalo stačit.
Hotová CRM tuhle část umí, ale žádné neumělo přijímat dávky ze Scrapiku tak, aby nepřepsala rozdělanou práci. Napsali jsme si proto vlastní.
Šest částí jedné aplikace
Všechny obrazovky čtou a zapisují skutečná data. Vzhled jsme po prvních týdnech provozu přepracovali podle toho, jak s ním tým opravdu pracuje.
Přehled týmu
Nahoře čtyři dlaždice: po termínu, dnešní plán, rozjednané obchody a aktivity tento týden. Pod nimi úkoly ve třech sloupcích a pro vedení tabulka obchodníků.
Firmy a pipeline v jednom
Firmy mají přepínač Tabulka / Pipeline. Výchozí řazení je podle nejbližšího dalšího kroku, fáze mají vlastní barvy a vybraným firmám jde naplánovat krok rozložený do dnů.
Detail firmy
Pruh fází, poznámka k firmě, kontakty s telefonem a e-mailem a historie jako časová osa: co nás čeká a co máme za sebou. Sekce Tarif spočítá měsíční cenu podle ceníku Walia.
Leady ze Scrapiku a Google Maps
Dávka ze Scrapiku přijde jedním tlačítkem, projde kontrolou duplicit a skóre se z ní stane štítek A, B nebo C lead. Novou firmu doplní našeptávač z Google Maps.
Mobil a Moje výsledky
Pod 900 pixely se vykreslí mobilní aplikace s taby Dnes, Firmy, Hledat a Já. Obchodník v ní vidí i vlastní výsledky za týden, měsíc nebo rok.
Role a přihlášení klíčem
Obchodník, manažer a admin vidí jiné obrazovky. Prvek, na který uživatel nemá právo, v rozhraní není. Přihlásit se jde heslem i klíčem (passkey).
Tři rozhodnutí o rozhraní
Pipeline není položka v menu, ale přepínač ve Firmách
Tabulka i kanban ukazují stejné firmy, jen jinak seřazené. Dvě položky v menu by nutily přemýšlet, kam kliknout. Menu jsme při redesignu zkrátili, upozornění se přesunula pod zvoneček v hlavičce.
Fázi posune zapsaná aktivita, ne obchodník
Telefonát nebo e-mail posune firmu z fáze Nový do Kontaktován, schůzka do Jednání. Nedovolal se nepočítá. Hlídá to databáze, takže to platí na počítači, v mobilu i při importu, a každá změna fáze se zapíše do historie i s autorem.
Oprávnění se nezamykají, prostě se nevykreslí
Žádné zašedlé tlačítko a žádná hláška o chybějícím právu. Obchodník u cizí firmy vidí omezený náhled a jedinou akci: požádat o převzetí. Kontakty u cizích firem skrývá už databáze.
Čtyři etapy
Práce v tabulkách
Leady jsme vedli v tabulce a v Notionu. Nikdo neviděl, kdo komu volal a co se má stát dál.
Návrh rozhraní
Nejdřív vznikl designový handoff pro desktop i mobil: obrazovky, stavy, tokeny pro barvy, rádiusy a výšky.
Databáze a skutečná data
Schéma v Supabase s oprávněními vynucenými v databázi. Při spuštění jsme převzali 298 firem z Notionu, obrazovky od té doby čtou jen skutečná data.
Provoz a redesign
Podle prvních týdnů práce týmu vznikl nový přehled, tarify, pruh fází a nový vzhled: písmo Geist, větší text a čitelnější šedé.
Co v CRM platí, i když to není vidět
Tahle pravidla nejsou detaily rozhraní. Kdyby přestala platit, aplikace by začala ztrácet rozdělanou práci.
Import nepřepíše práci
Nová dávka aktualizuje jen faktické údaje o podniku. Vlastník, stav, poznámky, úkoly a historie zůstávají.
Známé firmy Scrapik přeskočí
CRM mu pošle jen otisky firem, žádná data. Scrapik podle nich známé podniky vyřadí dřív, než za ně zaplatí v Google Places.
Zápis aktivity není plán
Aktivita jde do historie, krok do budoucnosti. Po zápisu se nabídne naplánování dalšího kroku, jde ho i přeskočit.
Výhra se potvrzuje tarifem
Přesun do fáze Vyhráno se zeptá na důvod, tarif a počet provozoven. Bez nich výhru potvrdit nejde, takže reporty sčítají skutečné měsíční tržby.
Duplicita i podle jména osoby
Kontrola se dívá na název, IČO, e-mail, telefon, doménu i jméno osoby. Když ohlásí shodu, obchodník může lead i tak založit, protože shoda ještě neznamená duplicitu.
Převzetí není přidělení
Volný lead si obchodník vezme hned. O firmu, kterou už má kolega, musí požádat a žádost dostane kolega i manažer.
Oprávnění hlídá databáze
Oprávnění, posun fází i jejich historii vynucuje databáze, ne rozhraní. Barvy, rádiusy a výšky drží vlastní tokeny.
Z čeho se aplikace skládá
Tým v CRM pracuje každý den
Aplikace běží na skutečných datech. Obchodníci v ní plánují kroky, zapisují hovory a schůzky a vedení vidí, co kde stojí. Notion zatím běží vedle a skript z něj přebírá jen firmy, které se od posledního převodu změnily.
Dávky ze Scrapiku chodí jedním tlačítkem a novou firmu doplní našeptávač z Google Maps. Vzhled i funkce dál upravujeme podle toho, co se ukáže v každodenní práci.
Řešíte něco podobného?
Napište nám, jak dnes evidujete obchod. Ozveme se do dvou pracovních dnů.
Co jsme dělali dál
Walio: věrnostní systém pro podnikyKarta v peněžence, terminál pro obsluhu i portál s reportingem.
Branuál: brand manuál jako web, ne PDFStránky, bloky a knihovna assetů s publikováním. Vlastní produkt studia.
Layered: web, který prodá kurz a odbaví účastníkaRezervace s kapacitou, platba a potvrzení na jednom místě.