Technické zadání mít nemusíte
S první zprávou se nevyplatí čekat, až budete mít „všechno sepsané“. Může to znamenat měsíce odkladu a dokument plný databázových tabulek, které stejně budeme procházet znovu. Není to potřeba. Popsat, jak se práce dělá dnes a kde drhne, umíte lépe než kdokoli jiný. Převést to na obrazovky, role a pravidla je naše práce.
Dobré zadání tedy není seznam funkcí. Je to popis provozu: kdo co dělá, kde se informace ztrácí a co by se mělo změnit. Z toho se dá navrhnout rozsah i odhadnout cena. Ze seznamu funkcí typu „přihlášení, přehled, export“ ne, protože stejná slova znamenají u každé firmy něco jiného.
Co nám v první zprávě nejvíc pomůže
Jak to děláte dnes
Popište jednu zakázku, objednávku nebo požadavek od začátku do konce. Kde vznikne, kdo ji převezme, kam se zapíše, kdy se fakturuje a kdy je hotovo. Obyčejnými slovy, klidně v bodech. Právě tady se obvykle ukáže, kde se dnes ztrácí čas.
Kdo s tím pracuje
Vypište lidi a jejich role: kdo zakládá, kdo schvaluje, kdo jen potřebuje přehled a jestli má do systému vidět i zákazník nebo dodavatel. Počet rolí patří k věcem, které rozsah ovlivňují nejvíc, protože každá role znamená vlastní pohled, vlastní práva a další situace k otestování.
Co se přepisuje ručně
Kde se stejný údaj píše dvakrát. Z e-mailu do tabulky, z tabulky do fakturace, z objednávky do skladu. Když zhruba víte, kolik hodin měsíčně to zabere, napište to. Pomůže to rozhodnout, co postavit jako první.
Ukázky dokumentů a tabulek
Tabulka, ve které dnes zakázky vedete, vzor faktury, předávací protokol, formulář, který zákazníci vyplňují. Klidně s osobními údaji začerněnými nebo vymyšlenými. Z jedné skutečné tabulky poznáme víc než z odstavce popisu: jaké údaje evidujete, v jakém formátu a kolik jich je.
Co musí umět první verze a co počká
Rozdělte si přání na dvě hromádky. V první je to, bez čeho nástroj nemá smysl spouštět. Ve druhé to, co by bylo příjemné. Nemusí to být definitivní, ale bez tohohle rozdělení se první verze snadno rozroste na celý systém a užitek přijde později.
Napojení na to, co už používáte
Stačí vyjmenovat systémy: fakturace, účetnictví, sklad, e-shop, kalendář, CRM. Nemusíte vědět, jestli mají API. Pokud má systém rozhraní nebo export, napojení bývá možné. U starších systémů to prověříme dopředu a řekneme, co jde a co ne.
Rozpočet a termín
I hrubý rámec pomůže. Když víme, že máte vyhrazeno řádově tolik a potřebujete to do sezóny, navrhneme první verzi, která se do toho vejde, místo abychom rozpočítávali ideální stav. Pokud je termín pevný kvůli něčemu mimo projekt, například začátku školního roku nebo nové pobočce, napište proč.
Kdo rozhoduje
Jeden člověk, který schvaluje návrh a má poslední slovo. Připomínky od pěti lidí bez společného stanoviska prodraží každé kolo. Lidi z provozu u návrhu mít chceme, protože v aplikaci budou pracovat. Rozhodnutí ale potřebuje jedno jméno.
Checklist před první zprávou
Nemusíte vyplnit všechno. Co nevíte, doptáme se. Každý bod, na který odpovíte, ale zkrátí cestu k odhadu.
- Jednou dvěma větami: co dnes nefunguje a jaký výsledek potřebujete.
- Průchod jedné zakázky nebo objednávky firmou od začátku do konce.
- Seznam rolí: kdo zakládá, kdo schvaluje, kdo jen čte, jestli do systému vstupuje zákazník.
- Kde se údaje přepisují ručně a kolik času to zhruba stojí.
- Ukázka tabulky, dokumentu nebo formuláře, se kterým dnes pracujete.
- Co musí umět první verze a co může počkat.
- Systémy, na které se má aplikace napojit: fakturace, sklad, e-shop, kalendář.
- Rozpočtový rámec a termín, případně proč je termín pevný.
- Kdo za vaši stranu rozhoduje a schvaluje návrh.
Dobré zadání nepopisuje aplikaci. Popisuje den člověka, který dnes přepisuje tabulky.
Jak z popisu vznikne seznam obrazovek a rolí
Z vaší zprávy si připravíme otázky a na úvodním hovoru s vámi projdeme provoz krok za krokem. Hledáme místa, kde se dnes ztrácí čas. Výstupem první fáze je seznam obrazovek a rolí: kdo se do aplikace přihlásí, co na které obrazovce uvidí a co tam může udělat.
Teprve potom přichází návrh rozhraní. Nejdřív navrhneme obrazovky, pak píšeme kód, protože změna v návrhu je řádově levnější než změna v hotové aplikaci. Vývoj pak běží po funkčních celcích a po jednotlivých etapách dostanete dohodnutý výstup k připomínkám nebo vyzkoušení.
Takhle vzniklo i naše interní WCRM. Leady jsme vedli v tabulce a po několika stovkách záznamů to přestalo stačit. Nikdo neviděl, kdo komu volal a co se má stát dál. Ne seznam funkcí, ale tahle věta byla zadáním.
Co do zadání psát nemusíte
- Technologie. Nezačínáme jí. Nejdřív si projdeme, co má člověk ve vašem provozu zvládnout, a teprve potom zvolíme nástroje.
- Návrh obrazovek. Náčrt na papíře pomůže, pokud ho máte. Vyrábět ho kvůli nám nemusíte.
- Datový model. Stačí ukázat, s jakými údaji pracujete. Strukturu navrhneme my.
- Kompletní seznam výjimek. Ty se ukážou při procházení provozu a v prvních týdnech používání.
Co dál
Když chcete nejdřív vědět, v jakých částkách se pohybujeme, kalkulačka spočítá orientační rozpětí. První verze aplikace s jednou rolí a jedním hlavním postupem v ní začíná od 53 000 Kč bez DPH. Co ovlivňuje zbytek, rozebíráme v článku Kolik stojí vývoj aplikace na míru.
Víc o tom, jak spolupráce probíhá, najdete na stránce Aplikace na míru. A když máte aspoň pár bodů z checklistu, napište nám. Ozveme se do dvou pracovních dnů a navrhneme další krok.
