Technické zadanie mať nemusíte
S prvou správou sa neoplatí čakať, kým budete mať „všetko spísané“. Môže to znamenať mesiace odkladu a dokument plný databázových tabuliek, ktoré aj tak budeme prechádzať znova. Nie je to potrebné. Opísať, ako sa práca robí dnes a kde to drhne, viete lepšie než ktokoľvek iný. Previesť to na obrazovky, role a pravidlá je naša práca.
Dobré zadanie teda nie je zoznam funkcií. Je to popis prevádzky: kto čo robí, kde sa informácie strácajú a čo by sa malo zmeniť. Z toho sa dá navrhnúť rozsah aj odhadnúť cena. Zo zoznamu funkcií typu „prihlásenie, prehľad, export“ nie, pretože rovnaké slová znamenajú v každej firme niečo iné.
Čo nám v prvej správe najviac pomôže
Ako to robíte dnes
Opíšte jednu zákazku, objednávku alebo požiadavku od začiatku do konca. Kde vznikne, kto ju prevezme, kam sa zapíše, kedy sa fakturuje a kedy je hotovo. Obyčajnými slovami, pokojne v bodoch. Práve tu sa zvyčajne ukáže, kde sa dnes stráca čas.
Kto s tým pracuje
Vypíšte ľudí a ich role: kto zakladá, kto schvaľuje, kto potrebuje len prehľad a či má do systému vidieť aj zákazník alebo dodávateľ. Počet rolí patrí k veciam, ktoré rozsah ovplyvňujú najviac, pretože každá rola znamená vlastný pohľad, vlastné práva a ďalšie situácie na otestovanie.
Čo sa prepisuje ručne
Kde sa rovnaký údaj píše dvakrát. Z e-mailu do tabuľky, z tabuľky do fakturácie, z objednávky do skladu. Keď zhruba viete, koľko hodín mesačne to zaberie, napíšte to. Pomôže to rozhodnúť, čo postaviť ako prvé.
Ukážky dokumentov a tabuliek
Tabuľka, v ktorej dnes zákazky vediete, vzor faktúry, odovzdávací protokol, formulár, ktorý vypĺňajú zákazníci. Pokojne s osobnými údajmi začiernenými alebo vymyslenými. Z jednej skutočnej tabuľky spoznáme viac než z odseku popisu: aké údaje evidujete, v akom formáte a koľko ich je.
Čo musí vedieť prvá verzia a čo počká
Rozdeľte si priania na dve kôpky. V prvej je to, bez čoho nemá zmysel nástroj spúšťať. V druhej to, čo by bolo príjemné. Nemusí to byť definitívne, ale bez tohto rozdelenia sa prvá verzia ľahko rozrastie na celý systém a úžitok príde neskôr.
Napojenie na to, čo už používate
Stačí vymenovať systémy: fakturácia, účtovníctvo, sklad, e-shop, kalendár, CRM. Nemusíte vedieť, či majú API. Ak má systém rozhranie alebo export, napojenie býva možné. Pri starších systémoch to preveríme dopredu a povieme, čo ide a čo nie.
Rozpočet a termín
Aj hrubý rámec pomôže. Keď vieme, že máte vyhradené rádovo toľko a potrebujete to do sezóny, navrhneme prvú verziu, ktorá sa do toho zmestí, namiesto toho, aby sme rozpočítavali ideálny stav. Ak je termín pevný kvôli niečomu mimo projektu, napríklad začiatku školského roka alebo novej pobočke, napíšte prečo.
Kto rozhoduje
Jeden človek, ktorý schvaľuje návrh a má posledné slovo. Pripomienky od piatich ľudí bez spoločného stanoviska predražia každé kolo. Ľudí z prevádzky pri návrhu mať chceme, pretože v aplikácii budú pracovať. Rozhodnutie ale potrebuje jedno meno.
Checklist pred prvou správou
Nemusíte vyplniť všetko. Čo neviete, dopýtame sa. Každý bod, na ktorý odpoviete, ale skráti cestu k odhadu.
- Jednou dvoma vetami: čo dnes nefunguje a aký výsledok potrebujete.
- Priechod jednej zákazky alebo objednávky firmou od začiatku do konca.
- Zoznam rolí: kto zakladá, kto schvaľuje, kto len číta, či do systému vstupuje zákazník.
- Kde sa údaje prepisujú ručne a koľko času to zhruba stojí.
- Ukážka tabuľky, dokumentu alebo formulára, s ktorým dnes pracujete.
- Čo musí vedieť prvá verzia a čo môže počkať.
- Systémy, na ktoré sa má aplikácia napojiť: fakturácia, sklad, e-shop, kalendár.
- Rozpočtový rámec a termín, prípadne prečo je termín pevný.
- Kto za vašu stranu rozhoduje a schvaľuje návrh.
Dobré zadanie neopisuje aplikáciu. Opisuje deň človeka, ktorý dnes prepisuje tabuľky.
Ako z popisu vznikne zoznam obrazoviek a rolí
Z vašej správy si pripravíme otázky a na úvodnom hovore s vami prejdeme prevádzku krok za krokom. Hľadáme miesta, kde sa dnes stráca čas. Výstupom prvej fázy je zoznam obrazoviek a rolí: kto sa do aplikácie prihlási, čo na ktorej obrazovke uvidí a čo tam môže urobiť.
Až potom prichádza návrh rozhrania. Najskôr navrhneme obrazovky, potom píšeme kód, pretože zmena v návrhu je rádovo lacnejšia než zmena v hotovej aplikácii. Vývoj potom beží po funkčných celkoch a po jednotlivých etapách dostanete dohodnutý výstup na pripomienky alebo vyskúšanie.
Takto vzniklo aj naše interné WCRM. Leady sme viedli v tabuľke a po niekoľkých stovkách záznamov to prestalo stačiť. Nikto nevidel, kto komu volal a čo sa má stať ďalej. Nie zoznam funkcií, ale táto veta bola zadaním.
Čo do zadania písať nemusíte
- Technológie. Nezačíname nimi. Najskôr si prejdeme, čo má človek vo vašej prevádzke zvládnuť, a až potom zvolíme nástroje.
- Návrh obrazoviek. Náčrt na papieri pomôže, ak ho máte. Vyrábať ho kvôli nám nemusíte.
- Dátový model. Stačí ukázať, s akými údajmi pracujete. Štruktúru navrhneme my.
- Kompletný zoznam výnimiek. Tie sa ukážu pri prechádzaní prevádzky a v prvých týždňoch používania.
Čo ďalej
Keď chcete najskôr vedieť, v akých sumách sa pohybujeme, kalkulačka spočíta orientačné rozpätie. Prvá verzia aplikácie s jednou rolou a jedným hlavným postupom v nej začína od 53 000 Kč bez DPH. Čo ovplyvňuje zvyšok, rozoberáme v článku Koľko stojí vývoj aplikácie na mieru.
Viac o tom, ako spolupráca prebieha, nájdete na stránke Aplikácie na mieru. A keď máte aspoň pár bodov z checklistu, napíšte nám. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a navrhneme ďalší krok.
