Kedy sa oplatí vlastný portál?

Signály, že portál začína dávať zmysel

Portál nezačína technológiou, ale otázkami, ktoré vám zákazníci alebo partneri kladú stále dokola. Keď sa rovnaká otázka opakuje každý týždeň a odpoveď leží vo vašom systéme, tabuľke alebo priečinku, je to prvý signál, že by si ju mohli nájsť sami.

• Opakované otázky e-mailom a telefonicky. „Ako je na tom moja objednávka?“, „Kedy to bude hotové?“, „Máte pre mňa tú faktúru?“
• Dokumenty, ktoré sa posielajú znova. Zmluvy, faktúry, podklady, logá.
• Zákazka má stavy, ktoré zákazníka zaujímajú. Prijaté, vo výrobe, čaká na schválenie, odoslané. Ak stav u vás evidujete, ale zákazník sa ho dozvie len tak, že zavolá, je tu priestor pre portál.
• Partner potrebuje sám niečo nastaviť. Upraviť cenník, odmeny, termíny alebo pravidlá. Keď každú takú zmenu musí urobiť niekto u vás, stávate sa úzkym hrdlom jeho prevádzky.
• Rezervácie a termíny sa dohadujú ručne.

Kedy stačí e-mail alebo hotový nástroj

Portál nie je jediná odpoveď na opakované otázky. Často stačí, aby informácia odchádzala sama v správnej chvíli, alebo aby sa použil nástroj, ktorý už existuje. Vlastný portál má zmysel až tam, kde sa zákazník potrebuje k informáciám vracať, alebo kde s nimi má sám pracovať.

Dobrý príklad je Layered. Účastník kurzu vyberie termín, zaplatí a dostane doklad aj vstupenku do mobilnej peňaženky. Prehľad účastníkov bez ručného prepisovania potrebuje hlavne organizátorka. Rozhodujúce bolo, aby platby, faktúry a vstupenky vznikali samy. O hotových rezervačných systémoch a ich hraniciach píšeme v článku Rezervačný systém: hotový, doplnok, alebo vlastný?

Čo ukazujú naše projekty

Walio: portál pre podniky, ktoré si program spravujú samy

Vo Walio, našom vernostnom systéme, má majiteľ podniku portál s prehľadom programu, správou odmien, históriou transakcií a nastavením pravidiel. Zmeny robí sám, bez zásahu vývojára. Zoznam zákazníkov si môže vyexportovať do CSV. Prístupy sú podľa rolí, takže obsluha za barom vidí len skener.

Zároveň je vidieť, že portál nemusí niesť všetko. Mesačný report chodí majiteľovi e-mailom a zákazník podniku sa do žiadneho portálu neprihlasuje: kartu má v telefóne a rezervačná stránka funguje bez prihlasovania.

Branuál: niekedy stačí odkaz a čítanie

Branuál vznikol preto, že manuály značiek v PDF sa po odovzdaní prestali používať. Klienti si písali o logá a vo firme kolovalo viac verzií. Publikovaný manuál má vlastný odkaz, kto ho dostane, vidí poslednú publikovanú verziu a logá, fonty aj obrázky si stiahne sám. Štúdio obsah spravuje, klient má prístup na čítanie.

To je užitočný model aj pre zákaznícke portály: rozpracovaná verzia je viditeľná len interne, von ide až tá hotová. Zákazník tak nepracuje s rozrobeným dokumentom a vy nemusíte strážiť, čo už kto videl.

Čo treba rozhodnúť vopred

Samotné obrazovky bývajú menšia časť práce. Viac času zvyčajne zaberú rozhodnutia okolo nich. Tieto štyri otázky prechádzame s klientmi ako prvé, pretože ovplyvňujú rozsah aj cenu najviac.

Prihlásenie

Musí sa zákazník vôbec prihlasovať? Ak vidí len svoje potvrdenie alebo verejný dokument, často stačí odkaz. Ak vidí históriu objednávok, faktúry alebo osobné údaje, potrebuje účet. Potom treba rozhodnúť, kto účty zakladá, ako sa obnovuje zabudnuté heslo a čo sa stane, keď človek od zákazníka odíde.

Roly

Kto všetko do portálu pristupuje? Zákazník, jeho kolega, váš obchodník, vedenie. Každá rola navyše znamená ďalšiu sadu oprávnení a často aj iné obrazovky. V internom CRM WCRM, ktoré je zatiaľ vo vývoji, vidí obchodník, manažér a admin každý iné obrazovky a prvok, na ktorý používateľ nemá právo, v rozhraní vôbec nie je.

Čo smie zákazník meniť

Portál len na čítanie je výrazne jednoduchší než portál, kde zákazník zakladá objednávky, mení termíny alebo nahráva podklady. Každá zmena od zákazníka potrebuje pravidlá: čo sa smie meniť a do kedy, kto to u vás schvaľuje a ako sa o tom dozviete.

Napojenie na interný systém

Odkiaľ sa dáta v portáli berú? Ak stavy a dokumenty vediete v inom systéme, portál ich musí preberať, inak ich bude niekto prepisovať ručne a problém sa len presunie. Dôležité je mať jasno, kde vzniká pravda o zákazke. Či sa napojenie dá urobiť a ako, závisí od rozhrania konkrétneho systému; to preverujeme ako súčasť integrácie.

Ako začať malou verziou

Častá a drahá chyba je postaviť portál so všetkým, čo by sa mohlo hodiť, a potom zistiť, že zákazníci používajú jednu obrazovku. Preto začíname od najčastejšej otázky, ktorú chcete prestať vybavovať ručne.

• Jedna skupina používateľov, typicky zákazníci. Partnerov a ďalšie roly pridáte, až sa základ osvedčí.
• Jeden hlavný pohľad: stav zákazky a dokumenty k nej, alebo prehľad rezervácií.
• Najskôr len čítanie. Zmeny od zákazníka až vo chvíli, keď viete, aké pravidlá pre ne potrebujete.
• Dáta jedným smerom z vášho systému do portálu, bez spätného zápisu.

Takto vznikali aj naše vlastné produkty. Prvá verzia Walia bežala naostro a sledovali sme, kde obsluha váha. Branuál sme stavali v šiestich fázach a každá bola sama osebe použiteľná.

Pre orientáciu: pri aplikáciách na mieru začína prvá verzia s jednou rolou a jedným hlavným postupom orientačne od 53 000 Kč, portál pre zákazníkov s registráciou, notifikáciami a platbami od 122 000 Kč. Jedno napojenie na ďalší systém začína od 18 000 Kč. Ide o spodné hranice z kalkulačky bez DPH, nie o ponuku. Z čoho sa cena skladá, rozoberáme v článku Koľko stojí vývoj aplikácie na mieru?

Ako sa rozhodnúť

Spíšte otázky, ktoré sa za posledný mesiac opakovali, a pri každej odhadnite, koľko času zabrala. Potom si ku každej povedzte, či by stačila automatická správa, hotový nástroj, alebo či sa zákazník potrebuje k informáciám vracať. Keď väčšina otázok spadne do poslednej skupiny a dáta už niekde evidujete, portál má dobrý dôvod.

Orientačný rozsah si môžete spočítať v kalkulačke. Ak chcete prejsť konkrétnu situáciu, stačí 30-minútová konzultácia. Nemusíte mať technické zadanie, stačí opísať, na čo sa vás zákazníci pýtajú, a ozvať sa cez Prebrať projekt.