Kde sa cena interného systému pohybuje
Interný systém je aplikácia, ktorú používajú len vaši ľudia: obchod, výroba, dispečing, vedenie. Zákazník sa do nej neprihlasuje, takže odpadá registrácia, zákaznícka časť a väčšinou aj platby. Preto býva lacnejší než portál pre klientov, pri ktorom na stránke služby uvádzame spodnú hranicu od 5 300 €.
Pri interných nástrojoch sa najčastejšie stretávame s dvoma rozsahmi. Prvá verzia od 2 300 €: jedna rola, jeden hlavný postup, nasadenie a odovzdanie. Prevádzkový nástroj od 3 400 €: evidencia, ktorú denne používa tím, s prehľadmi a exportmi. Obe čísla sú orientačné spodné hranice z kalkulačky bez DPH, nie ponuka.
Všeobecne o tom, z čoho sa skladá cena aplikácie, prečo ju nehovoríme hneď a ako vyzerajú štyri modelové rozpočty, sme písali v článku Koľko stojí vývoj aplikácie na mieru? Tu ideme o krok ďalej: čo konkrétne predražuje interný systém a ako si spočítať, či sa oplatí.
Čo o cene rozhoduje
Kalkulačka počíta z hodín a sadzby 65 € za hodinu bez DPH. Keď k prevádzkovému nástroju pridáte ďalšie požiadavky, rozpätie rastie takto. Počítame s hotovými podkladmi a bežným termínom.
| Rozsah | Rozpätie | Termín |
|---|---|---|
| Prvá verzia: jedna rola, jeden postup | 2 300 až 3 300 € | 2 až 4 týždne |
| Prevádzkový nástroj pre tím | 3 400 až 5 000 € | 2 až 4 týždne |
| + viac rolí s rozdelenými právami | 4 900 až 7 100 € | 3 až 5 týždňov |
| + napojenie na iný systém | 5 800 až 8 400 € | 4 až 6 týždňov |
| + prevod dát zo starého riešenia | 6 800 až 9 900 € | 4 až 8 týždňov |
Čo sa za jednotlivými riadkami skrýva v reči prevádzky:
Evidencia zákaziek
Základ takmer každého interného systému. O cene nerozhoduje, koľko polí zákazka má, ale koľkými stavmi prechádza a čo sa v každom z nich smie. Zákazka „prijatá, hotová, vyfakturovaná“ je iná práca než zákazka, ktorá čaká na materiál, vracia sa na prepracovanie a delí sa na časti.
Prehľady pre vedenie
Prehľad je lacný, keď číta dáta, ktoré už v systéme sú. Drahý býva vtedy, keď má ukazovať niečo, čo dnes nikto nezapisuje. Skôr než si prehľad objednáte, skúste povedať, aké rozhodnutie podľa neho urobíte a z akých údajov vzniká.
Roly a oprávnenia
Viac rolí s rozdelenými právami pridá v kalkulačke 22 hodín, teda 1 430 € k spodnej hranici. Každá rola znamená vlastný pohľad na dáta, vlastné pravidlá a situácie, ktoré treba otestovať. Dobrá otázka na začiatok: musí obchodník naozaj vidieť iné veci než vedúci, alebo stačí jeden pohľad pre všetkých?
Schvaľovanie
Schválenie ponuky, zľavy alebo nákupu vyzerá ako jedno tlačidlo. V skutočnosti prináša ďalšie stavy, ďalšiu rolu a otázky, ktoré sa v tabuľke riešili telefonicky: kto schvaľuje v zastúpení, čo sa stane s vrátenou požiadavkou, kto dostane upozornenie. Ak prevádzka bez neho chvíľu vydrží, odporúčame ho nechať na ďalšiu fázu.
Napojenie a prevod dát
Napojenie na fakturáciu, sklad alebo CRM pridá v kalkulačke 14 hodín (910 €), prevod dát zo starého riešenia 16 hodín (1 040 €). Oboje je však priemer. Skutočný rozsah závisí od toho, aké rozhranie má druhý systém a v akom stave sú vaše tabuľky. Keď napojenie ešte len zvažujete, pozrite sa na integrácie a automatizáciu.
Začnite menšou prvou verziou
Najdrahší interný systém je ten, ktorý sa stavia rok podľa zoznamu prianí a potom zistíte, že ľudia ďalej píšu do tabuľky. Preto odporúčame začať jednou časťou, ktorú tím začne používať, a podľa skúsenosti z prevádzky rozhodnúť, čo ďalej.
- Vyberte postup, ktorý najviac zdržuje. Nie ten najzložitejší, ale ten, kde dnes vzniká najviac ručnej práce alebo chýb.
- Jedna rola na začiatok. Zvyčajne tí, ktorí dáta zapisujú. Vedenie dostane prehľad v ďalšom kroku, keď bude z čoho ho počítať.
- Napojenie nechajte na neskôr, ak to ide. Export do fakturácie môže chvíľu fungovať ručne a napojenie sa pridá, keď bude jasné, aké dáta sa majú prenášať.
- Schvaľovanie a výnimky až podľa prevádzky. Často sa ukáže, že polovica výnimiek, ktoré ste chceli riešiť, v praxi nenastáva.
Prvá verzia je v kalkulačke jeden pracovný postup, pár obrazoviek a žiadne napojenia, 2 300 až 3 300 €. Rozšíriť ju ide. Zmeny riešime priebežne, nie ako nový projekt od nuly.
Prvá verzia nemusí vedieť všetko. Musí zvládnuť to, čo dnes najviac zdržuje, a zvyšok počká, kým ho potvrdí prevádzka.
Príklad: interné CRM WCRM
Na vlastnom internom nástroji je vidieť, kde sa hodiny berú. WCRM je CRM pre obchodný tím Walia, ktorý v ňom pracuje každý deň. Leady sme viedli v tabuľke a po niekoľkých stovkách záznamov to prestalo fungovať: nikto nevidel, kto komu volal a čo sa má stať ďalej.
Samotná evidencia firiem a kontaktov by bola malá vec. Rozsah robia tri roly s vlastnou sadou obrazoviek (obchodník, manažér, admin), dve rozhrania pre počítač a telefón a napojenie na Scrapik, odkiaľ prichádzajú dávky leadov. K tomu obchodné pravidlá, ktoré nie sú vidieť: nová dávka nesmie prepísať rozrobenú prácu, ručne vyradená firma sa nesmie vrátiť ako nová a kontrola duplicít hľadá zhodu aj podľa mena osoby.
Postup zodpovedá tomu, čo odporúčame klientom. Najprv vznikol návrh obrazoviek a dátový model, potom databáza s prihlásením a oprávneniami. Obrazovky sme napájali postupne, od zoznamov a detailu. Import zo Scrapiku, teda najzložitejšie napojenie, prišiel až potom. Po prvých týždňoch prevádzky sme rozhranie prepracovali podľa toho, ako s ním tím naozaj pracuje.
Čo v cene býva a čo nie
V odhade z kalkulačky počítame s nasadením a základným zabezpečením, základným odovzdaním a krátkym zaškolením tam, kde riešenie obsahuje správu obsahu. Pri interných systémoch zaškoľujeme ľudí, ktorí v aplikácii pracujú. V cene vývoja počítame so základným návrhom kľúčových obrazoviek. Samostatnú UX/UI fázu s detailným návrhom celého produktu kalkulačka nezahŕňa. Presný rozsah sa potvrdí až v ponuke.
Mimo ceny vývoja zvyčajne zostáva:
- Hosting, doména a platené služby tretích strán. Platíte ich priamo ich poskytovateľom. Samotná prevádzka býva rádovo jednotky až nižšie stovky eur mesačne podľa záťaže a podľa toho, aké platené služby systém volá.
- Samostatná UX/UI fáza. Detailný návrh celého produktu nad rámec kľúčových obrazoviek kalkulačka nezahŕňa. Jeho rozsah stanovujeme podľa počtu rolí, obrazoviek a stavov.
- Úpravy a rozvoj po spustení. Prvé dni prevádzku sledujeme a opravujeme, čo sa ukáže. Údržbu a ďalší rozvoj si dohodneme ešte pred spustením a s určeným rozsahom.
- Licencia za používateľa. Tú do ceny nepočítame vôbec, takže ďalší človek v tíme neznamená ďalší mesačný poplatok za systém.
Prístupy, dokumentáciu a rozsah odovzdania zdrojového kódu si vyjasníme v ponuke a zmluve pred začiatkom práce. Rovnako aj to, na čích účtoch systém pobeží.
Ako si spočítať návratnosť
Interný systém sa nevypláca tým, že je pekný, ale tým, že ľudia prestanú robiť prácu, ktorú za nich môže robiť softvér. Návratnosť si spočítate za popoludnie a bez nás:
- Spíšte, čo sa dnes robí ručne: prepisovanie zákaziek, dohľadávanie stavu, skladanie prehľadu pre vedenie, opravy chýb po prepise.
- Pri každej činnosti odhadnite hodiny za mesiac. Najpresnejšie je týždeň si to zapisovať, nie odhadovať spamäti.
- Vynásobte hodiny tým, koľko vás hodina práce daného človeka stojí, vrátane odvodov.
- Počítajte s tým, že ručná práca úplne nezmizne. Opatrnejší odhad úspory je poctivejší než optimistický.
- Od mesačnej úspory odpočítajte prevádzku systému. Cenu vývoja vydeľte tým, čo zostane. Vyjde počet mesiacov, za ktoré sa systém zaplatí.
Keď vám vyjde viac než pár rokov, začnite menšou prvou verziou, alebo sa opýtajte, či vám nestačí hotový nástroj. Stáva sa to a povieme to.
Do výpočtu patrí aj to, čo sa v hodinách meria horšie: chyby pri prepise, zákazka, ktorá prepadla, lebo nikto nevedel, kto ju má. Keď si nie ste istí, orientačný rozsah spočíta kalkulačka. Zvyšok preberieme na 30-minútovej konzultácii, stačí nám napísať, čo dnes riešite tabuľkami: Prebrať projekt.
