Kde se cena interního systému pohybuje
Interní systém je aplikace, kterou používají jen vaši lidé: obchod, výroba, dispečink, vedení. Zákazník se do ní nepřihlašuje, takže odpadá registrace, zákaznická část a většinou i platby. Proto bývá levnější než portál pro klienty, u kterého na stránce služby uvádíme spodní hranici od 122 000 Kč.
U interních nástrojů se nejčastěji potkáváme se dvěma rozsahy. První verze od 53 000 Kč: jedna role, jeden hlavní postup, nasazení a předání. Provozní nástroj od 80 000 Kč: evidence, kterou denně používá tým, s přehledy a exporty. Obě čísla jsou orientační spodní hranice z kalkulačky bez DPH, ne nabídka.
Obecně o tom, z čeho se skládá cena aplikace, proč ji neříkáme hned a jak vypadají čtyři modelové rozpočty, jsme psali v článku Kolik stojí vývoj aplikace na míru? Tady jdeme o krok dál: co konkrétně prodražuje interní systém a jak si spočítat, jestli se vyplatí.
Co o ceně rozhoduje
Kalkulačka počítá z hodin a sazby 1 500 Kč za hodinu bez DPH. Když k provoznímu nástroji přidáte další požadavky, spodní hranice roste takto. Počítáme s hotovými podklady a běžným termínem.
| Rozsah | Rozpětí | Termín |
|---|---|---|
| První verze: jedna role, jeden postup | 53 000 až 77 000 Kč | 2 až 4 týdny |
| Provozní nástroj pro tým | 80 000 až 116 000 Kč | 2 až 4 týdny |
| + víc rolí s rozdělenými právy | 113 000 až 164 000 Kč | 3 až 5 týdnů |
| + napojení na jiný systém | 134 000 až 194 000 Kč | 4 až 6 týdnů |
| + převod dat ze starého řešení | 158 000 až 228 000 Kč | 4 až 8 týdnů |
Co se za jednotlivými řádky skrývá v řeči provozu:
Evidence zakázek
Základ skoro každého interního systému. O ceně nerozhoduje, kolik polí zakázka má, ale kolika stavy prochází a co se v každém z nich smí. Zakázka „přijatá, hotová, vyfakturovaná“ je jiná práce než zakázka, která čeká na materiál, vrací se k přepracování a dělí se na části.
Přehledy pro vedení
Přehled je levný, když čte data, která už v systému jsou. Drahý bývá tehdy, když má ukazovat něco, co dnes nikdo nezapisuje. Než si přehled objednáte, zkuste říct, jaké rozhodnutí podle něj uděláte a z jakých údajů vzniká.
Role a oprávnění
Víc rolí s rozdělenými právy přidá v kalkulačce 22 hodin, tedy 33 000 Kč ke spodní hranici. Každá role znamená vlastní pohled na data, vlastní pravidla a situace, které je potřeba otestovat. Dobrá otázka na začátek: musí obchodník opravdu vidět jiné věci než vedoucí, nebo stačí jeden pohled pro všechny?
Schvalování
Schválení nabídky, slevy nebo nákupu vypadá jako jedno tlačítko. Ve skutečnosti přináší další stavy, další roli a otázky, které se v tabulce řešily telefonem: kdo schvaluje v zastoupení, co se stane s vráceným požadavkem, kdo dostane upozornění. Pokud bez něj provoz chvíli vydrží, doporučujeme ho nechat do další fáze.
Napojení a převod dat
Napojení na fakturaci, sklad nebo CRM přidá v kalkulačce 14 hodin (21 000 Kč), převod dat ze starého řešení 16 hodin (24 000 Kč). Obojí je ale průměr. Skutečný rozsah záleží na tom, jaké rozhraní druhý systém má a v jakém stavu jsou vaše tabulky. Když napojení teprve zvažujete, podívejte se na integrace a automatizace.
Začněte menší první verzí
Nejdražší interní systém je ten, který se staví rok podle seznamu přání a pak zjistíte, že lidé dál píšou do tabulky. Proto doporučujeme začít jednou částí, kterou tým začne používat, a podle zkušenosti z provozu rozhodnout, co dál.
- Vyberte postup, který nejvíc zdržuje. Ne ten nejsložitější, ale ten, kde dnes vzniká nejvíc ruční práce nebo chyb.
- Jedna role na začátek. Obvykle ti, kdo data zapisují. Vedení dostane přehled v dalším kroku, až bude z čeho ho počítat.
- Napojení nechte na později, pokud to jde. Export do fakturace může chvíli fungovat ručně a napojení se přidá, až bude jasné, jaká data se mají přenášet.
- Schvalování a výjimky až podle provozu. Často se ukáže, že polovina výjimek, které jste chtěli řešit, v praxi nenastává.
První verze je v kalkulačce jeden pracovní postup, pár obrazovek a žádná napojení, 53 000 až 77 000 Kč. Rozšířit ji jde. Změny řešíme průběžně, ne jako nový projekt od nuly.
První verze nemusí umět všechno. Musí zvládnout to, co dnes nejvíc zdržuje, a zbytek počká, než ho potvrdí provoz.
Příklad: interní CRM WCRM
Na vlastním interním nástroji je vidět, kde se hodiny berou. WCRM je CRM pro obchodní tým Walia a je ve vývoji. Leady jsme vedli v tabulce a po několika stovkách záznamů to přestalo stačit: nikdo neviděl, kdo komu volal a co se má stát dál.
Samotná evidence firem a kontaktů by byla malá věc. Rozsah dělají tři role s vlastní sadou obrazovek (obchodník, manažer, admin), dvě rozhraní pro počítač a telefon a napojení na Scrapik, odkud mají přicházet dávky leadů. K tomu obchodní pravidla, která nejsou vidět: nová dávka nesmí přepsat rozdělanou práci, ručně vyřazená firma se nesmí vrátit jako nová a kontrola duplicit hledá shodu i podle jména osoby.
Postup odpovídá tomu, co doporučujeme klientům. Nejdřív vznikl návrh obrazovek a datový model, pak databáze s přihlášením a oprávněními. Obrazovky napojujeme postupně, začínáme seznamy a detailem. Import ze Scrapiku, tedy nejsložitější napojení, je zatím rozpracovaný.
Co v ceně bývá a co ne
V odhadu z kalkulačky počítáme s návrhem rozhraní, nasazením a základním zabezpečením, základním předáním a krátkým zaškolením tam, kde řešení obsahuje správu obsahu. U interních systémů zaškolujeme lidi, kteří v aplikaci pracují. Přesný rozsah se potvrdí až v nabídce.
Mimo cenu vývoje obvykle zůstává:
- Hosting, doména a placené služby třetích stran. Platíte je přímo jejich poskytovatelům. Provoz sám o sobě bývá řádově stokoruny až nižší tisíce měsíčně podle zátěže a podle toho, jaké placené služby systém volá.
- Samostatný návrh UX a UI. Kalkulačka ho nepočítá, rozsah stanovujeme podle počtu rolí, obrazovek a stavů.
- Úpravy a rozvoj po spuštění. První dny provoz sledujeme a opravujeme, co se ukáže. Údržbu a další rozvoj si domluvíme ještě před spuštěním a s určeným rozsahem.
- Licence za uživatele. Tu do ceny nepočítáme vůbec, takže další člověk v týmu neznamená další měsíční poplatek za systém.
Přístupy, dokumentaci a rozsah předání zdrojového kódu si vyjasníme v nabídce a smlouvě před začátkem práce. Stejně tak to, na čích účtech systém poběží.
Jak si spočítat návratnost
Interní systém se nevyplácí tím, že je hezký, ale tím, že lidé přestanou dělat práci, kterou za ně může dělat software. Návratnost si spočítáte za odpoledne a bez nás:
- Sepište, co se dnes dělá ručně: přepisování zakázek, dohledávání stavu, skládání přehledu pro vedení, opravy chyb po přepisu.
- U každé činnosti odhadněte hodiny za měsíc. Nejpřesnější je týden si to zapisovat, ne odhadovat zpaměti.
- Vynásobte hodiny tím, kolik vás hodina práce daného člověka stojí, včetně odvodů.
- Počítejte s tím, že ruční práce úplně nezmizí. Opatrnější odhad úspory je poctivější než optimistický.
- Od měsíční úspory odečtěte provoz systému. Cenu vývoje vydělte tím, co zbude. Vyjde počet měsíců, za které se systém zaplatí.
Když vám vyjde víc než pár let, začněte menší první verzí, nebo se zeptejte, jestli vám nestačí hotový nástroj. Stává se to a řekneme to.
Do výpočtu patří i to, co se v hodinách měří hůř: chyby při přepisu, zakázka, která propadla, protože nikdo nevěděl, kdo ji má. Když si nejste jistí, orientační rozsah spočítá kalkulačka. Zbytek probereme na 30minutové konzultaci, stačí nám napsat, co dnes řešíte tabulkami: Probrat projekt.
